Propojíme e-maily, CRM, fakturaci, banku, sklad a dokumenty tak, aby se opakovaná práce dělala sama. Bez překlepů, 24 hodin denně a s člověkem tam, kde je opravdu potřeba.
E-mailFaktura od Kovo Brož s.r.o. dorazila do schránky faktury@.Hotovo
E-mailStavby Dvořák dostaly potvrzení, že poptávka dorazila.Hotovo
CRMPoptávka od Stavby Dvořák zapsána do Raynetu jako nový obchod.Hotovo
FakturyOdeslány 3 upomínky na faktury po splatnosti.Hotovo
Platby2 platby bez variabilního symbolu předány účtárně.Předáno člověkuČeká na člověka
Platby21 plateb spárováno s fakturami a v Pohodě označeno jako uhrazené.Hotovo
PlatbyNačten výpis z Fio banky, 23 nových plateb.Hotovo
Filtru neodpovídá žádný úkon.
Vyzkoušejte si, jak automatizace pracuje
Čtyři procesy, které u firem stavíme nejčastěji. Spusťte je, zastavte nebo projděte krok po kroku. U každého kroku uvidíte vstupní data, co se s nimi děje, výsledek i to, co se stane, když něco nesedí.
Platba zálohy → konečná fakturapřipraveno21:47:12
nesedí
Spouštěč
Pravidla
Systém
Akce
Člověk
Výjimka předaná člověku
Záznam běhu0 / 6
Poptávka z e-mailu → CRM → úkolpřipraveno08:02:11
nejistá
Spouštěč
AI
Pravidla
Systém
Akce
Člověk
Výjimka předaná člověku
Záznam běhu0 / 7
Neuhrazené faktury → upomínkypřipraveno07:00:00
Spouštěč
Pravidla
Systém
Akce
Člověk
Záznam běhu0 / 7
AI asistent nad firemními dokumentypřipraveno10:31:05
Spouštěč
AI
Pravidla
Systém
Akce
Záznam běhu0 / 7
Napojujeme se na nástroje, které už používáte
n8n
Make
Fakturoid
iDoklad
Pohoda
Money S3
Raynet
Pipedrive
HubSpot
Fio API
Google Workspace
Microsoft 365
OpenAI
Claude
a další přes API
Co je automatizace firemních procesů
Automatizace procesů znamená, že práci, která se ve firmě opakuje podle stejného postupu, převezme software. Místo toho, aby člověk otevřel e-mail, přepsal údaje do CRM, vystavil fakturu a poslal ji zákazníkovi, se to stane samo ve chvíli, kdy přijde e-mail nebo platba.
Nejde o jeden velký systém, který by nahradil všechno, co máte. Automatizace propojuje nástroje, které už používáte: e-mail, CRM, fakturační a účetní systém, bankovní účet, e-shop, sklad nebo sdílené dokumenty. Tam, kde je potřeba porozumět textu, dokumentu nebo obrázku, přidáváme umělou inteligenci.
Výsledkem je firma, která:
vydělá víc se stejným týmem, protože lidé nepřepisují data a věnují se zákazníkům,
dělá méně chyb, protože údaje se nepřepisují ručně a pravidla se dodržují vždy stejně,
reaguje okamžitě, i v noci, o víkendu nebo když je někdo na dovolené,
má přehled, protože každý krok zanechá záznam a data jsou všude aktuální.
Většinu ručně přepisovaných údajů umí automatizace převzít přímo ze zdroje.
Které procesy se vyplatí automatizovat
Ne každý proces je vhodný kandidát. Na úvodní schůzce a při analýze hledáme činnosti, které splňují většinu z těchto kritérií:
Opakují se často, denně nebo týdně, a pokaždé podobně.
Mají jasná pravidla, i když s pár výjimkami. Výjimky umíme předat člověku.
Vstupy jsou digitální: e-mail, PDF, formulář, export, API. Nebo je umíme digitalizovat.
Chyba stojí peníze: špatná faktura, zapomenutá upomínka, pozdě odeslaná nabídka.
Zdržují lidi, kteří by měli dělat něco jiného, typicky obchodníky, techniky nebo vedení.
Nejčastěji automatizujeme:
párování příchozích plateb s fakturami a vystavování daňových dokladů,
zpracování poptávek a objednávek z e-mailu a webu do CRM nebo ERP,
upomínky neuhrazených faktur a follow-upy obchodních případů,
vytěžování přijatých faktur, dodacích listů a objednávek pomocí AI,
synchronizaci dat mezi e-shopem, skladem a účetnictvím,
pravidelné reporty a upozornění pro vedení,
nástup nového zaměstnance: účty, přístupy, dokumenty a úkoly.
Kde automatizace nedává smysl
Poctivě řekneme i to, co automatizovat nedoporučujeme. Automatizace se nevyplatí u činností, které se dějí jednou za čas, u procesů, které se každý měsíc mění, a tam, kde rozhoduje hlavně zkušenost a vztah se zákazníkem. Někdy je lepší proces nejdřív zjednodušit a automatizovat až potom.
Když na úvodní schůzce zjistíme, že se automatizace u vás nevyplatí, řekneme vám to rovnou. Ušetříte čas i peníze a my nestavíme projekt, který by nepřinesl výsledek. Domluvte si schůzku a zjistěte, jak je to u vás.
n8n, Make, nebo vlastní vývoj?
Nástroj volíme podle procesu, ne naopak. Většinu automatizací stavíme v n8n nebo Make, složitější logiku a vlastní aplikace programujeme. Díky tomu nejste omezeni tím, co umí jeden konkrétní nástroj.
n8n
Make
Vlastní vývoj
Vhodné pro
většinu firemních automatizací včetně AI kroků
rychlé propojení běžných cloudových služeb
složitou logiku, velké objemy dat, vlastní aplikace
Kde běží
na vašem serveru nebo v EU
v cloudu poskytovatele
kdekoli, kde potřebujete
Provozní náklady
nízké, hlavně server
měsíční předplatné podle počtu operací
server a údržba
Flexibilita
vysoká, lze doplnit vlastní kód
střední
neomezená
Spolehlivost a bezpečnost
Automatizace, které nevěříte, je k ničemu. Proto každou stavíme podle stejných zásad:
Záznam o každém běhu. Víte, co se stalo, kdy a s jakými daty.
Ošetřené výjimky. Co nesedí, jde k člověku, nic se tiše neztratí.
Opakování při výpadku. Když napojený systém chvíli neodpovídá, krok se zopakuje.
Minimální oprávnění. K bance jen pro čtení, k CRM jen tam, kam je potřeba.
Upozornění na problémy e-mailem nebo do Teams dřív, než si jich všimne zákazník.
GDPR. Zpracování osobních údajů ošetříme smlouvou a data necháváme v EU.
Návratnost investice
U většiny projektů se investice do automatizace vrátí za 3 až 12 měsíců. Rozhoduje hlavně objem opakované práce, cena hodiny lidí, kteří ji dnes dělají, a počet napojených systémů. Do návratnosti počítáme jen ušetřený čas. Skutečný přínos bývá vyšší, protože ubude chyb, zrychlí se inkaso a zákazníci dostanou odpověď hned.
Orientační úsporu si spočítáte v kalkulačce úspor. Pro váš konkrétní proces ji hrubě odhadneme už na úvodní schůzce, přesně pak v návrhu po analýze.
Jak automatizaci stavíme
Pět kroků s jasným výsledkem: od úvodní schůzky přes analýzu s vašimi lidmi a ověřený návrh s odhadem návratnosti až po nasazení a provoz. Po každém kroku se rozhodujete, jestli pokračovat. Podrobně o spolupráci
Seznámíme se a domluvíme, jak dál. Začínáme krátkou schůzkou osobně u vás ve firmě, nebo online. Zjistíme, co vás nejvíc trápí, a předběžně navrhneme, jak by mohl postup vypadat. Pokud obě strany vidí smysl, domluvíme se na spolupráci. Pokud se automatizace u vás nevyplatí, řekneme vám to hned.
Co v této fázi děláme
Seznámení s firmouJak u vás práce běží, které systémy používáte a kde vidíte největší problém vy.
Pojmenování hlavních problémůKde se opakuje ruční práce, kde vznikají chyby a co lidi nejvíc zdržuje.
Předběžný postupHrubě navrhneme, na které procesy se zaměřit a jak by spolupráce mohla probíhat.
Dohoda o spolupráciDomluvíme rozsah analýzy, se kterými lidmi budeme mluvit a kdo bude naší kontaktní osobou.
Co potřebujeme od vás
30 minut majitele nebo vedoucího, který zná hlavní procesy ve firmě.
Výsledek fáze
Dohoda o spolupráci a předběžný postup. Nebo upřímné doporučení, že se automatizace u vás zatím nevyplatí.
Krok 2:
Analýza
obvykle 1–4 týdny
Zjistíme, jak práce u vás skutečně probíhá. Jádrem analýzy jsou pracovní setkání s klíčovými zaměstnanci, tedy s lidmi, kteří procesy každý den dělají. Čím otevřeněji popíšou, jak práce opravdu probíhá, včetně obezliček a výjimek, tím přesnější bude plán. Délka analýzy záleží hlavně na tom, jak rychle se s lidmi můžeme potkat.
Co v této fázi děláme
Setkání s klíčovými zaměstnanciMluvíme s účetní, obchodníky, skladem nebo dispečinkem. Nejde o kontrolu jejich práce, ale o to, co je zdržuje.
Mapování systémů a datProjdeme nástroje, které používáte, jestli mají API, odkud data přicházejí a kde se ručně přepisují.
Diagnóza úzkých místPojmenujeme, kde se ztrácí čas, kde vznikají chyby a které výjimky dnes řeší lidé ručně.
Plán automatizacePříležitosti seřadíme od nejdůležitější podle přínosu a náročnosti, aby první krok přinesl výsledek co nejdřív.
Co potřebujeme od vás
Čas klíčových zaměstnanců na pracovní setkání, jejich otevřenost, ukázky dat (faktury, e-maily, exporty) a jednu kontaktní osobu.
Výsledek fáze
Plán automatizace seřazený od nejdůležitějšího: které procesy, proč a v jakém pořadí.
Krok 3:
Návrh a POC
obvykle 1–3 týdny
Ověříme řešení a spočítáme, co přinese. Pro nejdůležitější procesy z plánu navrhneme proof of concept (POC), tedy nejmenší verzi řešení, na které si na vašich datech ověříme, že funguje. K tomu dostanete všechno, co potřebujete k rozhodnutí: odhad návratnosti, předběžnou cenu a postup implementace, nasazení i následné správy.
Co v této fázi děláme
Proof of conceptMalá funkční ukázka na vašich reálných datech. Místo slibů vidíte, že řešení funguje.
Odhad návratnosti (ROI)Odhadneme ušetřené hodiny, cenu stavby i provozu a dobu, za kterou se investice vrátí.
Předběžná cena implementaceCenu za implementaci uvedeme předem. Provozní náklady za servery, licence a AI modely vyčíslíme zvlášť.
Postup implementaceCo postavíme, v jakém pořadí a kdy. Rozsáhlejší projekty rozdělíme na části, aby první úspora přišla co nejdřív.
Plán nasazení a správyKde řešení poběží, jak ho spustíme, kdo řeší výjimky a jak bude vypadat dohled a údržba po spuštění.
Co potřebujeme od vás
Vzorky dat pro POC, zpětnou vazbu na ukázku a čas vedení na projednání návrhu.
Výsledek fáze
Ověřený POC a písemný návrh s odhadem návratnosti, cenou a postupem. Teprve nad ním se rozhodujete o implementaci.
Krok 4:
Nasazení
podle rozsahu, obvykle 2–8 týdnů
Postavíme, spustíme a zaškolíme. Po odsouhlasení návrhu dostavíme řešení podle domluveného postupu a napojíme ho na systémy, které už používáte. Spouštíme postupně a lidi, kteří s automatizací pracují, zaškolíme. Automatizace musí lidem pomáhat, jinak ji začnou obcházet.
Co v této fázi děláme
Implementace po částechZačínáme procesem s největším přínosem. Hotové části pravidelně ukazujeme a zapracováváme připomínky.
Testování na reálných datechAutomatizace nejdřív běží souběžně s ručním postupem. Výsledky porovnáme a teprve když sedí, pokračujeme.
Postupné spuštěníNejdřív část případů nebo jeden tým, pak celý provoz. Případné nedostatky se ukážou v malém.
Zaškolení lidíKrátce a prakticky: co se děje samo, kde zasahuje člověk a co dělat, když přijde upozornění.
Dokumentace a předáníAutomatizace, dokumentace i přístupy jsou vaše. Víte, co běží, kde a proč.
Co potřebujeme od vás
Přístupy do systémů (nastavíme je spolu), kontaktní osobu na dotazy k procesu a ochotu lidí automatizaci vyzkoušet.
Výsledek fáze
Automatizace v ostrém provozu, zaškolený tým a dokumentace.
Krok 5:
Provoz a rozvoj
průběžně
Hlídáme, že vše běží, a přidáváme další procesy. Spuštěním to nekončí. Hlídáme, že automatizace spolehlivě běží, reagujeme na změny v napojených systémech a měříme, jestli přináší to, co jsme si slíbili. Pak pokračujeme dalšími procesy z plánu.
Co v této fázi děláme
Dohled a údržbaHlídáme, že vše běží, reagujeme na výpadky a na změny v napojených systémech dřív, než způsobí problém.
Výjimky a úpravyCo automatizace nezvládne, jde k člověku. Když se změní proces, upravíme ji.
Měření přínosuPorovnáme čas a chybovost před automatizací a po ní. Výsledky dostanete černé na bílém.
Další procesyPostupně přidáváme další procesy z plánu i nové, které se ukážou v provozu.
Co potřebujeme od vás
Pár minut na zpětnou vazbu v prvních týdnech. Pak reagujete jen na výjimky, které systém pošle.
Výsledek fáze
Automatizace, která spolehlivě běží, a pravidelný přehled o tom, kolik času a peněz šetří.
Automatizace dělá opakované kroky podle pevných pravidel: přesune data, vystaví doklad, pošle e-mail. AI přidává schopnost porozumět nestrukturovanému vstupu, například volnému textu e-mailu, naskenované faktuře nebo smlouvě. Nejlepší výsledky přináší kombinace: AI data přečte, pravidla je zkontrolují a automatizace je zpracuje.
Na jaké systémy se umíte napojit?
Na většinu systémů, které mají API nebo umí export a import dat: Fakturoid, iDoklad, Pohoda, Money S3, Raynet, Pipedrive, HubSpot, Fio API, Microsoft 365, Google Workspace, e-shopové platformy a další. U starších systémů bez API hledáme jiné cesty, například pravidelné exporty nebo přímé napojení na databázi.
Co se stane, když automatizace narazí na chybu?
Každá automatizace má ošetřené výjimky. Když data nesedí nebo nějaký systém neodpovídá, případ se nezahodí, ale předá se člověku s kompletním kontextem, případně se krok později zopakuje. O chybách víte dřív, než si jich všimne zákazník.
Kdo automatizaci po spuštění spravuje?
Můžete si ji převzít sami, protože dostanete dokumentaci a přístupy. Většina klientů ale volí správu u nás: hlídáme běh, reagujeme na změny v napojených systémech a automatizace rozšiřujeme.
Běží automatizace u nás, nebo v cloudu?
Obojí je možné. n8n i vlastní řešení umíme provozovat na vašem serveru nebo na serveru v EU. Cloudové nástroje jako Make volíme tam, kde to dává smysl a data to dovolují.
Za jak dlouho se automatizace vrátí?
Podle složitosti obvykle za 3 až 12 měsíců. Rychleji se vrací procesy s velkým objemem opakované práce, například párování plateb nebo zpracování objednávek. Orientační úsporu si spočítáte v naší kalkulačce, hrubý odhad pro váš proces uděláme na úvodní schůzce a přesný v návrhu po analýze.
Zjistěte, co se u vás vyplatí automatizovat
Za 30 minut projdeme vaše procesy a ukážeme, kde ztrácíte nejvíc času a peněz. Zdarma a nezávazně, osobně kdekoli v Česku nebo online. A když se automatizace u vás nevyplatí, řekneme vám to rovnou.
