Jak probíhá spolupráce na automatizaci

Od první schůzky po automatizaci, která běží sama. Spolupráce má pět kroků s jasným výsledkem, takže po každém víte, co jste získali, a můžete se rozhodnout, jestli pokračovat.

Domluvit úvodní schůzku Projít kroky

Postup spolupráce5 kroků

1.Úvodní schůzkavíte, jestli má automatizace smysl30 min, zdarma
2.Analýzaplán seřazený podle přínosu1–4 týdny
3.Návrh a POCfunkční ukázka, cena a návratnost1–3 týdny
4.Nasazeníautomatizace v ostrém provozu2–8 týdnů
5.Provoz a rozvojpřehled, kolik času a peněz šetříprůběžně

Po každém kroku se rozhodnete, jestli pokračovat.

Pět kroků od prvního rozhovoru po běžící automatizaci

Postup je stejný, ať automatizujeme fakturaci, zpracování poptávek nebo nasazujeme AI nad dokumenty. Mění se jen délka jednotlivých kroků.

Úvodní schůzka30 minut, zdarma
Analýzaobvykle 1–4 týdny
Návrh a POCobvykle 1–3 týdny
Nasazenípodle rozsahu, obvykle 2–8 týdnů
Provoz a rozvojprůběžně

Krok 1:

Úvodní schůzka

30 minut, zdarma

Seznámíme se a domluvíme, jak dál. Začínáme krátkou schůzkou osobně u vás ve firmě, nebo online. Zjistíme, co vás nejvíc trápí, a předběžně navrhneme, jak by mohl postup vypadat. Pokud obě strany vidí smysl, domluvíme se na spolupráci. Pokud se automatizace u vás nevyplatí, řekneme vám to hned.

Co v této fázi děláme

Seznámení s firmouJak u vás práce běží, které systémy používáte a kde vidíte největší problém vy.
Pojmenování hlavních problémůKde se opakuje ruční práce, kde vznikají chyby a co lidi nejvíc zdržuje.
Předběžný postupHrubě navrhneme, na které procesy se zaměřit a jak by spolupráce mohla probíhat.
Dohoda o spolupráciDomluvíme rozsah analýzy, se kterými lidmi budeme mluvit a kdo bude naší kontaktní osobou.

Co potřebujeme od vás

30 minut majitele nebo vedoucího, který zná hlavní procesy ve firmě.

Výsledek fáze

Dohoda o spolupráci a předběžný postup. Nebo upřímné doporučení, že se automatizace u vás zatím nevyplatí.

Krok 2:

Analýza

obvykle 1–4 týdny

Zjistíme, jak práce u vás skutečně probíhá. Jádrem analýzy jsou pracovní setkání s klíčovými zaměstnanci, tedy s lidmi, kteří procesy každý den dělají. Čím otevřeněji popíšou, jak práce opravdu probíhá, včetně obezliček a výjimek, tím přesnější bude plán. Délka analýzy záleží hlavně na tom, jak rychle se s lidmi můžeme potkat.

Co v této fázi děláme

Setkání s klíčovými zaměstnanciMluvíme s účetní, obchodníky, skladem nebo dispečinkem. Nejde o kontrolu jejich práce, ale o to, co je zdržuje.
Mapování systémů a datProjdeme nástroje, které používáte, jestli mají API, odkud data přicházejí a kde se ručně přepisují.
Diagnóza úzkých místPojmenujeme, kde se ztrácí čas, kde vznikají chyby a které výjimky dnes řeší lidé ručně.
Plán automatizacePříležitosti seřadíme od nejdůležitější podle přínosu a náročnosti, aby první krok přinesl výsledek co nejdřív.

Co potřebujeme od vás

Čas klíčových zaměstnanců na pracovní setkání, jejich otevřenost, ukázky dat (faktury, e-maily, exporty) a jednu kontaktní osobu.

Výsledek fáze

Plán automatizace seřazený od nejdůležitějšího: které procesy, proč a v jakém pořadí.

Krok 3:

Návrh a POC

obvykle 1–3 týdny

Ověříme řešení a spočítáme, co přinese. Pro nejdůležitější procesy z plánu navrhneme proof of concept (POC), tedy nejmenší verzi řešení, na které si na vašich datech ověříme, že funguje. K tomu dostanete všechno, co potřebujete k rozhodnutí: odhad návratnosti, předběžnou cenu a postup implementace, nasazení i následné správy.

Co v této fázi děláme

Proof of conceptMalá funkční ukázka na vašich reálných datech. Místo slibů vidíte, že řešení funguje.
Odhad návratnosti (ROI)Odhadneme ušetřené hodiny, cenu stavby i provozu a dobu, za kterou se investice vrátí.
Předběžná cena implementaceCenu za implementaci uvedeme předem. Provozní náklady za servery, licence a AI modely vyčíslíme zvlášť.
Postup implementaceCo postavíme, v jakém pořadí a kdy. Rozsáhlejší projekty rozdělíme na části, aby první úspora přišla co nejdřív.
Plán nasazení a správyKde řešení poběží, jak ho spustíme, kdo řeší výjimky a jak bude vypadat dohled a údržba po spuštění.

Co potřebujeme od vás

Vzorky dat pro POC, zpětnou vazbu na ukázku a čas vedení na projednání návrhu.

Výsledek fáze

Ověřený POC a písemný návrh s odhadem návratnosti, cenou a postupem. Teprve nad ním se rozhodujete o implementaci.

Krok 4:

Nasazení

podle rozsahu, obvykle 2–8 týdnů

Postavíme, spustíme a zaškolíme. Po odsouhlasení návrhu dostavíme řešení podle domluveného postupu a napojíme ho na systémy, které už používáte. Spouštíme postupně a lidi, kteří s automatizací pracují, zaškolíme. Automatizace musí lidem pomáhat, jinak ji začnou obcházet.

Co v této fázi děláme

Implementace po částechZačínáme procesem s největším přínosem. Hotové části pravidelně ukazujeme a zapracováváme připomínky.
Testování na reálných datechAutomatizace nejdřív běží souběžně s ručním postupem. Výsledky porovnáme a teprve když sedí, pokračujeme.
Postupné spuštěníNejdřív část případů nebo jeden tým, pak celý provoz. Případné nedostatky se ukážou v malém.
Zaškolení lidíKrátce a prakticky: co se děje samo, kde zasahuje člověk a co dělat, když přijde upozornění.
Dokumentace a předáníAutomatizace, dokumentace i přístupy jsou vaše. Víte, co běží, kde a proč.

Co potřebujeme od vás

Přístupy do systémů (nastavíme je spolu), kontaktní osobu na dotazy k procesu a ochotu lidí automatizaci vyzkoušet.

Výsledek fáze

Automatizace v ostrém provozu, zaškolený tým a dokumentace.

Krok 5:

Provoz a rozvoj

průběžně

Hlídáme, že vše běží, a přidáváme další procesy. Spuštěním to nekončí. Hlídáme, že automatizace spolehlivě běží, reagujeme na změny v napojených systémech a měříme, jestli přináší to, co jsme si slíbili. Pak pokračujeme dalšími procesy z plánu.

Co v této fázi děláme

Dohled a údržbaHlídáme, že vše běží, reagujeme na výpadky a na změny v napojených systémech dřív, než způsobí problém.
Výjimky a úpravyCo automatizace nezvládne, jde k člověku. Když se změní proces, upravíme ji.
Měření přínosuPorovnáme čas a chybovost před automatizací a po ní. Výsledky dostanete černé na bílém.
Další procesyPostupně přidáváme další procesy z plánu i nové, které se ukážou v provozu.

Co potřebujeme od vás

Pár minut na zpětnou vazbu v prvních týdnech. Pak reagujete jen na výjimky, které systém pošle.

Výsledek fáze

Automatizace, která spolehlivě běží, a pravidelný přehled o tom, kolik času a peněz šetří.

Jak to může vypadat v čase

Příklad z praxe: automatizace párování plateb a vystavování faktur v menší firmě. Nejvíc se liší délka analýzy, ta záleží na tom, kdy mají vaši lidé čas. Větší projekty dodáváme po částech, takže první výsledky vidíte dřív.

Harmonogram projektuPárování plateb a fakturace, 12 týdnů

Krok1. týden2. týden3. týden4. týden5. týden6. týden7. týden8. týden9. týden10. týden11. týden12. týden

Úvodní schůzka1. týden

Analýza s vašimi lidmi2.–4. týden

POC a návrh s ROI5.–6. týden

Implementace a testování7.–9. týden

Spuštění a zaškolení10. týden

Provoz a měření přínosu11.–12. týden

Úvodní schůzka
Analýza
Návrh a POC
Nasazení
Provoz a rozvoj

Na co se můžete spolehnout

Rozhodujete po každém kroku

Nemusíte se zavázat k velkému projektu naslepo. Po úvodní schůzce navrhneme další krok a jeho cenu a po každém kroku se rozhodnete, jestli pokračovat.

Cenu znáte předem

Předběžnou cenu implementace a odhad návratnosti dostanete v návrhu spolu s ověřeným POC, ještě než se rozhodnete. Provozní náklady za servery, licence nástrojů a AI modely vyčíslíme zvlášť.

Jeden člověk, který o všem ví

Na naší straně máte jednu kontaktní osobu, která zná váš proces a odpoví vám bez přeposílání.

Všechno patří vám

Automatizace, kód, dokumentace i přístupy jsou vaše. Kdykoli na ně může navázat kdokoli jiný.

Kolik času to zabere vám

Automatizace má šetřit čas, ne ho brát. Tolik zhruba potřebujeme od vašich lidí v jednotlivých krocích.

Krok	Kdo	Kolik času
Úvodní schůzka	majitel nebo vedoucí	30 minut
Analýza	klíčoví zaměstnanci	několik pracovních setkání během 1–4 týdnů
Návrh a POC	vedení a kontaktní osoba	ukázka POC a projednání návrhu
Nasazení	kontaktní osoba a uživatelé	hodina týdně na ukázky, pak krátké zaškolení
Provoz	nikdo pravidelně	reagujete jen na výjimky, které systém pošle

Otázky ke spolupráci

Nenašli jste odpověď? Zeptejte se na úvodní schůzce, nebo napište nainfo@ravencore.cz.

Musíme se zavázat k celému projektu?

Ne. Po úvodní schůzce navrhneme další krok a jeho cenu. Po každém kroku se rozhodujete, jestli pokračovat. O samotné implementaci rozhodujete až nad hotovým návrhem s POC, odhadem návratnosti a cenou. Pokud se automatizace u vás nevyplatí, řekneme vám to hned na začátku.

Kolik času to zabere našim lidem?

Nejvíc během analýzy, kdy se několikrát potkáme s klíčovými zaměstnanci. Během implementace stačí zhruba hodina týdně kontaktní osoby na ukázky a dotazy, při spuštění krátké zaškolení.

Proč analýza trvá 1 až 4 týdny?

Samotná setkání nezaberou mnoho času, délku určuje hlavně to, jak rychle se s vašimi lidmi můžeme potkat. Čím otevřeněji popíšou, jak práce opravdu probíhá, včetně obezliček a výjimek, tím rychlejší a přesnější analýza je.

Co je POC a proč ho děláme?

POC (proof of concept) je nejmenší funkční verze řešení, kterou si ověříme na vašich reálných datech. Ještě před rozhodnutím o implementaci tak vidíte, že řešení funguje, a odhad návratnosti i ceny stojí na ověřeném základu, ne na odhadu od stolu.

Co když se během projektu změní zadání?

Upravíme plán. Dopad na cenu i termín vám řekneme předem a bez vašeho souhlasu se nic nemění. Díky dodávkám po částech se změny dají zapracovat průběžně.

Jak spolu komunikujeme?

E-mailem, na online schůzkách a na klíčových místech osobně u vás ve firmě. Na naší straně máte jednu kontaktní osobu, která zná celý projekt.

Jak je to s cenou?

Cena záleží na rozsahu, proto předběžnou cenu implementace uvádíme až v návrhu po analýze, spolu s POC a odhadem návratnosti. Zvlášť vyčíslíme i měsíční provozní náklady, abyste věděli, kolik vás řešení bude stát i po spuštění.

Co když už s vámi po spuštění nebudeme chtít spolupracovat?

Nic se neztratí. Automatizace, dokumentace a přístupy jsou vaše a předáme vše tak, aby na to mohl navázat váš tým nebo jiný dodavatel.

Zjistěte, co se u vás vyplatí automatizovat

Za 30 minut projdeme vaše procesy a ukážeme, kde ztrácíte nejvíc času a peněz. Zdarma a nezávazně, osobně kdekoli v Česku nebo online. A když se automatizace u vás nevyplatí, řekneme vám to rovnou.

Domluvit úvodní schůzku nebo napište na info@ravencore.cz